Projeto de Implantação

O Projeto UnBDigital surgiu devido à necessidade de modernização da gestão de documentos e fluxos de trabalho na Universidade de Brasília (UnB).

Por meio do projeto, pretendeu-se conduzir a comunidade universitária à minimização da cultura de utilização do papel como mídia documental, reforçando as vantagens do processo eletrônico na busca pela eficiência em prestação de serviços públicos.

A primeira etapa do projeto apresentou como resultados principais a adesão da Universidade ao Projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) e a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UnB.

O projeto UnBDigital foi iniciado no mês de dezembro de 2015 e descontinuado em abril de 2017.

À época, a adoção de sistemas digitais de tramitação de documentos era, e,  ainda é, uma tendência em expansão na administração pública brasileira, prevista em legislação específica. A UnB, então, definiu as bases de ingresso nessa nova era a partir de discussões e intercâmbio de experiências entre o Arquivo Central (ACE) e o Centro de Informática (CPD), atual Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).

Após esse primeiro passo, o CPD participou de reuniões com representantes do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP), no âmbito do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP). As conversas despertaram o interesse da UnB em participar do Processo Eletrônico Nacional (PEN).

O Ato da Reitoria n°888/2015 instituiu comissão para analisar a aplicação da plataforma digital do PEN na Universidade. O grupo produziu relatório técnico, confirmando a viabilidade de implantação do SEI na instituição. Segundo o documento, o projeto UnBDigital proporcionaria:

• Oportunidade de maior visibilidade para a instituição, pelo pioneirismo entre as universidades federais na implantação integral do sistema;
• Interações e parcerias entre a Universidade e outros órgãos que adotaram o SEI;
• Contribuição da UnB, como instituição de ensino, pesquisa e extensão, para aperfeiçoamento do SEI.

Após aprovada a adoção do sistema, instituiu-se comissão para implantação do SEI na UnB (Ato da Reitoria nº 1.298/2015), com a finalidade de planejar, coordenar e executar as ações necessárias para que a experiência do Sistema Eletrônico de Informações passasse a ser vivenciada na rotina da Universidade.

A UnB passou, assim, por uma grande mudança. O SEI foi implementado na Universidade com o objetivo de modernizar as rotinas de trabalho e melhorar significativamente a produtividade das unidades. Em 16 de maio de 2016, todos os novos documentos e processos passaram a ser criados exclusivamente em meio eletrônico, por meio da utilização do SEI.

Com essas ações, foi possível reduzir drasticamente a utilização de papel na Universidade, proporcionando ganhos em eficiência, agilidade e qualidade de vida no trabalho da instituição.

Nada de carimbos, repetições de assinaturas ou pilhas de processos. O UnBDOC foi desativado. A única função mantida foi a de consulta de processos antigos. Novas tramitações passaram a ser realizadas pelo SEI.

Documentos e processos gerados em papel, que continuaram ou, ainda, continuam tramitando, foram digitalizados e incorporados ao novo sistema e à sua dinâmica. O mesmo deve acontecer com documentos e processos externos recebidos pelas unidades.

Processos extensos passaram a ser mais bem analisados por meio do recurso de busca textual. O problema da perda de documentos por falhas no transporte ou controle da tramitação também ficou no passado. As atualizações do SEI ocorrem de forma automática e um mesmo documento pode ser compartilhado simultaneamente por dois ou mais setores.

Para saber mais, acesse o site do Projeto UnB Digital.